6 روش برای اینکه مکالمات حرفه ای تری داشته باشید

مکالمات حرفه ای چیست ؟ ما همواره با سخن و رفتار خود بر روی افراد تاثیر می گذاریم. در واقع این ما هستیم که با این دو مورد می توانیم به افراد این موضوع را ارائه دهیم که با ما تا چه حدی ارتباط برقرار کنند و هم چنین خط قرمز های خودمان را ارائه دهیم. برای این که بتوانیم به خوبی این موضوع را ارائه دهیم، باید اصول مکالمه حرفه ای را بدانیم. زمانی که این موضوع را بدانیم، می توانیم به درستی با نوع صحبت کردنمان با بقیه و هم چنین ایجاد یک مکالمه درست، خود را در ذهن و قلب افراد دلنشین کنیم. با ما در این مقاله از مقالات توسعه فردی همراه باشید تا در کنار یک دیگر به این موضوع بپردازیم.

 6 اصول مکالمه حرفه ای کدامند؟

ما برای داشتن یک مکالمه حرفه ای، همان طور که اشاره شد باید انواع اصولی را رعایت کنیم. در این قسمت می خواهیم شما را با شش اصول بسیار مهم در ایجاد یک مکالمه حرفه ای آشنا کنیم. با ما همراه باشید.

  تعریف و تمجید را در مکالمه حرفه ای خود داشته باشید.

تعریف و تمجید بهترین راه ممکن برای شروع مکالمه حرفه ای است. آنها نه تنها یک خط باز کامل و دریچه احتمالی برای گفتگو فراهم می کنند، بلکه باعث می شوند فرد نسبت به خودش احساس خوبی داشته باشد. شروع گفتگو با یک نکته مثبت برای ادامه گفتگو بسیار مهم است. فقط به یاد داشته باشید، هرچه تعریف شما دقیق تر باشد، بهتر است. برای مثال، اظهار نظر در مورد اینکه فردی خوش لباس است به اندازه گفتن جمله ای مانند “کفش های شما زیبا هستند” راضی کننده یا چاپلوس کننده نیست. مختصر، صمیمانه و مشخص است و اکنون درب یک مکالمه حرفه ای را باز کرده‌اید.

  از صحبت های کوتاه استفاده کنید.

صحبت‌های کوچک برای برخی افراد تابو است و اگرچه کامل‌ترین نوع مکالمه نیست، اما هم کاربردی و هم ضروری است. صحبت های کوچک همان چیزی است که راه را به مکالمه عمیق تر و حرفه ای تر هدایت می کند، دقیقا به این صورت که یک ماشین باید به تدریج به سرعت معینی برسد تا اینکه به سرعت 100 کیلومتر در ساعت آنی برخورد کند. موضوعات گفتگوی کوچک به راحتی قابل حل هستند. می توانید در مورد رویدادی که در آن شرکت می کنید صحبت کنید، در مورد یک غذا یا نوشیدنی نظر دهید، به چیزی در مورد محل برگزاری اشاره کنید، یا اگر ناامید هستید، می توانید در مورد آب و هوا صحبت کنید. اینها همه تجربیات مشترکی هستند که هر کسی می تواند با آنها ارتباط برقرار کند، بنابراین می تواند برای هر فردی راه خوب برای ایجاد مکالمه حرفه ای باشد.

  مهربان باشید.

این موضوع باید واضح باشد و از آن غافل نشوید. با یک لبخند بزرگ و زبان بدن باز وارد گفتگو شوید و تا جایی که می توانید خود را باز، پذیرا و مودبانه معرفی کنید. سعی کنید دست به سینه نباشید، حواس پرت به نظر نرسید یا اجازه ندهید چشمانتان سرگردان باشد. تا جایی که می توانید ارتباط چشمی خود را حفظ کنید و برای نشان دادن اینکه واقعا به آنچه آنها می گویند علاقه مند هستید، آن ها را تایید کرده و در این زمینه با آن ها همراهی کنید.

 سوال بپرسید

اگر می خواهید از گفتگوی کوچک به گفتگوی واقعی بروید، باید به دنبال هر فرصتی باشید که شما را به تغییر موضوع سوق دهد. سعی نکنید به طور ناگهانی موضوع را عوض کنید و در مورد چیزی عمیق یا اساسی صحبت کنید. در عوض، صبورانه منتظر فرصتی برای ارائه خود باشید. سوال پرسیدن، روان کننده محاوره هستند. تا جایی که می توانید به مکالمه توجه کنید و از آنها برای پیشبرد آن استفاده کنید. شما باید کل مکالمه را برای یافتن فرصت هایی که به پرسیدن سوال منجر شود، جستجو کنید. سوالات احتمالی را در پشت ذهن خود نگه دارید. سعی کنید تا حد امکان خاص و کنجکاو باشید.

  بگذارید طرف مقابل هم صحبت کند.

این یک نکته مهم دیگر است. اگر وارد یک مکالمه شوید و بلافاصله با حکایات، نظرات و توضیحات خود بر آن مسلط شوید، ممکن است طرف مقابل فوراً بی علاقه شود. در عوض، سعی کنید تا حد امکان تمرکز خود را بر روی آنها حفظ کنید. استفاده از سوالات مکرر استراتژی خوبی برای این منظور است. اگر متوجه شدید که مکالمه در حال کاهش است، یا اگر فرد به سادگی به سؤالات پاسخ نمی دهد، با خیال راحت بحث را عوض کنید. یک داستان سرگرم کننده یا یک حکایت شخصی بگویید ممکن است دقیقا همان چیزی باشد که مکالمه باید ادامه پیدا کند.

  مکالمه را مثبت و روشن نگهدارید.

و در آخر سعی کنید مکالمه را تا حد امکان سبک و قابل دسترس نگه دارید. اگر بلافاصله شروع به شکایت از شغل خود کنید یا در مورد مشکلات زندگی خود صحبت کنید، مردم می خواهند از شما دوری کنند. اگر یک جوک یا یک داستان سرگرم کننده بگویید، احتمال ماندن آنها بسیار بیشتر است. مردم تمایل دارند با نگرش مثبت به سمت دیگران جذب شوند، بنابراین مطالب مکالمه خود را مثبت نگه دارید. اگر با این موضوع مشکل دارید، سعی کنید تعدادی نکته خوب یا داستان خوب را به خاطر بسپارید تا در هنگام ملاقات با افراد جدید از آنها استفاده کنید.

چطور مکالمه حرفه ای تلفنی را شروع کنیم؟

چه بخواهید یک قرار ملاقات بگذارید و چه بخواهید در محل کار فروش داشته باشید، مواقعی وجود دارد که باید یک تماس تلفنی مهم برقرار کنید. اگر عادت به صحبت کردن با تلفن ندارید، شروع یک مکالمه می تواند ترسناک باشد. کلید یک تماس تلفنی موفق این است که اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف احساس راحتی می کنند تا بتوانید به راحتی در مورد موضوع صحبت کنید.

دراین قسمت به نحوه شروع کردن مکلمه تلفنی می پردازیم.

بدانید که از تماس چه می خواهید

قبل از اینکه حتی تلفن را بردارید، مهم است که مشخص کنید می‌خواهید تماس تلفنی شما چه کاری انجام دهد. به عنوان مثال، اگر با کسی تماس می گیرید که به صورت عاشقانه به او علاقه مند هستید، ممکن است هدف این باشد که از او بخواهید برای یک قرار بیرون بروید. در طول یک تماس کاری، هدف ممکن است فروش کالا یا خدمات شما باشد. از خود بپرسید که امیدوارید از گفتگو چه نتیجه ای حاصل شود.

چند نکته صحبت را یادداشت کنید

هنگامی که بدانید چه می خواهید و با چه کسی صحبت خواهید کرد، اگر یادداشت هایی را برای تماس تلفنی یادداشت کنید، ممکن است احساس بهتری داشته باشید. آنها می توانند نکاتی باشند که می خواهید مطمئن شوید که مطرح می کنید یا سؤالاتی که می خواهید بپرسید. داشتن یک لیست می تواند شما را از فراموش کردن چیزی مهم در هنگام برقراری تماس باز دارد.

سلام کنید و خودتان را معرفی کنید

ابتدا باید به فردی که پاسخ می دهد سلامی کنید. این روزها اکثر مردم Caller ID دارند، اما همچنان باید خود را معرفی کنید، مگر اینکه فردی که در انتهای خط قرار دارد دوست صمیمی شما باشد و یا شما را بشناسد. اگر با کسی تماس می گیرید که نسبتاً خوب می شناسید، ممکن است نام شما کافی باشد. اما در شرایط دیگر، ممکن است لازم باشد اطلاعات بیشتری ارائه دهید تا فرد بتواند شما را شناسایی کند

بپرسید آیا زمان خوبی برای صحبت کردن است؟

اگر می‌خواهید یک مکالمه تلفنی موفق داشته باشید، مهم است که مطمئن شوید شخصی که با او تماس می‌گیرید به اندازه شما روی آن تمرکز دارد. به همین دلیل ایده خوبی است که قبل از شروع مکالمه از آنها بپرسید که آیا زمانی برای صحبت دارند یا خیر. اگر آنها گفتند که برای صحبت کردن وقت دارند، می توانید مکالمه خود را شروع کنید. اگر آنها می گویند که سرشان شلوغ است باید زمان دیگری برای صحبت پیدا کنید.

با داشتن این موارد می توانید یک مکالمه تلفنی بسیار قوی و خوبی را از خود ارائه دهید و به راحتی نیز این مکالمه را به عنوان طولانی ترین مکالمه داشته باشید که هر دو طرف در آن خشنود هستند.

چگونه به مکالمه حرفه ای پایان دهیم؟

یکی از راه هایی که شما را به عنوان یک فرد با شخصیت ارائه می دهد این است که بدانید چگونه یک مکالمه را پایان دهید. اگر بدانید چگونه این کار را انجام دهید، نه تنها یک مکالمه حرفه ای داشته اید، بلکه فرد برای این که دوباره با شما ارتباط برقرار کند مشتاق می شود. در ابتدا می توانید از جملات همیشگی در انتهای مکالمه خود استفاد کنید مانند: خیلی ممنونم از این که وقتتان را در اختیار من قرار دادید، خدانگهدار. روش بعدی اما برای زمانی است که شما با فرد رو در واسی دارید. در این صورت شما یکی از اتفاقاتی که در اطرفتان است را بهانه کنید، به عنوان مثال بگویید که من کار دارم و باید و یا کودکم من را صدا می زدند.

روش بعدی برای زمانی است که شما به عنوان مثال قراری را تنظیم می کنید. می توانید در این طور مواقع به فرد بگویید که در فلان ساعت شما را می بینم، خدانگهدار. پایان دادن یک مکالمه همواره راحت تر از شروع کردن آن است.

چگونه فن بیان خود را تقویت کنیم؟

در زمنه تقویا فن بیان، چهار مورد وجود دارد که در تمامی سخنرانی ها و کتاب های جهانی به این چهار مورد اشاره شده و آن ها را جزء مهم ترین ها قرار داده است. در این قسمت به صورت اختصاصی به این چهار مورد که در تقویت فن بیان به عنوان چهار پایه اصلی قرار دارند می پردازیم.

1.    به صورت گسترده مطالعه کنید

خواندن گسترده دایره لغات شما را بهبود می بخشد و به شما کمک می کند تا با زبان در تماس باشید. خواندن با صدای بلند را برای بهبود لهجه و تلفظ کلمات در نظر بگیرید. به یاد داشته باشید که به یک لهجه خاص پایبند باشید. اگر به عبارات و کلمات جدیدی برخورد کردید، مطمئن شوید که معانی آنها را جستجو کرده اید. شروع به حفظ کردن این کلمات کنید و از آنها در سخنرانی خود استفاده کنید. این نه تنها زبان شما را غنی می کند، بلکه تأثیر خوبی بر شنوندگان شما نیز ایجاد می کند.

2.    گوش کنید

سعی کنید بیشتر یک شنونده خوب باشید. اگر بتوانید به این موضوع بپردازید که افراد چگونه در سخنان خود از کلمات استفاده می کنند و سپس شما نیز از آن ها الگو برداری کنید، در واقع به فن بیان خود کمک کرده اید.

3.    صحبت کنید

هدف اصلی شما این است که روان صحبت کنید. یک سخنران بومی پیدا کنید و بدون نگرانی در مورد ساختار جمله و اشتباهات گرامری خود با آن فرد ارتباط برقرار کنید. یک سخنران بومی به شما کمک می کند تا خطاهای خود را شناسایی کرده و شما را اصلاح کند. حرکات دهان او را مشاهده کنید و از آنها تقلید کنید. مکالمه به طور منظم اعتماد به نفس صحبت کردن شما را افزایش می دهد و به بهبود ریتم و آهنگ گفتار شما کمک می کند.

4.    اگر احتیاج است، حتما از فیلم های آموزشی استفاده کنید.

فیلم های آموزشی بسیاری است که شما با استفاده از آن های می توانید فن بیان خود را بسیار را قوی کرده و سپس از این فن در زندگی روزمره خود استفاده کنید.

اصول مکالمه حرفه ای با ارباب رجوع چگونه است؟

شما به عنوان یک فردی که در طول روز زمان زیادی را با افراد به عنوان ارباب رجوع سر و کار دارید، باید اصولی را برای ایجاد مکالمه و ارتباط با آن ها بدانید. اگر بدانید که چگونه با این افراد ارتباط برقرار کنید، می توانید به خوبی شغل و سمت شغلی خود را حفظ کنید. در ابتدا زمانی که ارباب رجوع به شما رجوع می کند، باید با رویی باز از او استقبال کنید. هیچ زمان نگذارید این فرد احساس کند که شما علاقه ای به پاسخ دادن به حرف ها او ندارید.

پس از آن کامل گوش کنید که ارباب رجوع چه چیزی می خواهد. در این زمینه اگر متوجه نشدید، لطفا دوباره از او سوال بپرسید. هرچه پاسخ ها واضح تر باشد، روند انجام کار نیز واضح تر می شود. پس از آن اما شروع به ارائه نظرات خود و سپس انجام کار این فرد بکنید. در آخر نیز با رویی خوش از ارباب رجوع خداحافظی کنید.

آداب مکالمه حرفه ای شامل چه مواردی می شود؟

در زمینه ایجاد مکالمه حرفه ای، ما نیازمند آدابی هستیم که باید آن ها را رعایت کنیم. حال اصول مکالمه حرفه ای به صورت حضوری کدامند؟ با ما همراه باشید تا به آداب مکالمه بپردازیم و شما را با آن ها آشنا کنیم.

·        زمان را برای ارائه دادن جزئیاتی که هیچ ضرورتی گفتن آن ها ندارند، از دست ندهید. ای موضوع یکی از مهم ترین موارد در زمینه آداب مکالمه می باشد.

·        زمان بدهید تا افراد تمامی حرف های خود را به پایان برسانند. به نوعی دیگر، زمانی که یک سوال را از افراد می پرسید، تا سوال را پاسخ نداده اند به سراغ دیگر صحبت ها و سوالات نروی.

·        سعی کنید سخنان خود را کوتاه نگهدارید تا دیگر افراد نیز بتوانند صحبت کنند. ناگفته نماند که هیچ زمان نیز اقدام به قطع کردن صحبت دیگری نکنید.

·        در سخنان خود تناقض نداشته باشید. اگر واقعا نمی توانید رشته کلام را در دستتان داشته باشید، پس به هیچ عنوان اقدام به صحبت کردن نکنید و یا اگر می توانید، به بهترین شکل این موضوع را ارائه دهید.

·        شنونده خوبی باشید. زمانی که فردی با شما صحبت می کند و شما تمامی حواس خود را به گوش دادن به او می پردازید، پس یک شنونده بسیار عالی هستید.

اصول مکالمه حرفه ای برای بازاریابی چگونه است؟

بازاریابی یکی از انواع مشاغلی است که در کشور ایران رواج بسیاری دارد اما افراد نمی دانند چگونه به درستی این شغل را داشته باشند. نمی دانند که در این زمینه باید چگونه به مکالمه حرفه ای  بپردازند با این که تمامی زمینه بازاریابی عمدتا درمورد شیوه صحبت کردن است و نوع بیان کلمات است که بر روی ذهن افراد برای خرید محصول تاثیر می گذارد.

برای این که بتوانید بهترین اصول مکالمه حرفه ای بازاریابی را به صورت کامل مشاهده کنید، می توانید از انواع ویدیوهای آموزشی و یا کتاب های آموزش استفاده کنید. به دلیل وجود محدودیت، تمامی موارد این اصول را نمی توان در این قسمت ارائه داد. اگر بخواهیم به صورت خلاصه به این موضوع اشاره کنیم، باید بگوییم که یک بازاریاب حرفه ای، باید بداند که چگونه با بهره گیری از آداب مکالمه با فرد مورد نظر ارتباط برقرار کند. زمانی که ارتباط برقرار شد، باید از فرد اطلاعات کسب کند و با توجه به اطلاعات او احتیاجاتش را ارائه دهد. این روند ادامه دارد تا به مقصد برسد.

چگونه در مکالمه حرفه ای طرف مقابل را به خود جذب کنیم؟

چگونه باید خودتان را تبدیل به فردی کنید که تمامی افراد ارزوی صحبت کردن با او را دارند؟ در این قسمت به این موضوع می پردازیم. در حین مکالمه حرفه ای برای این که بتوانید فرد مورد نظر خود را جذب کنید، باید علاوه بر استفاده از کلمات، از زبان بدن خود نیز استفاده کنید. سعی کنید با افراد رابطه چشمی برقرار کنید. هرچه این رابطه عمیق تر شود، مکالمه  حرفه ای بهتر است. زمانی که شما در حین حرف های طرف مقابلتان او را تایید کنید و این تایید با سر تکان دادن و یا گفتن کلماتی مانند آفرین، درسته، دقیقا، در واقع این فرد را سوق می دهید تا بیشتر بخواهد با شما ارتباط برقرار کند.

پاسخ حرفه ای به مکالمه های حرفه ای دشوار

زمان هایی وجود دارد که شما به عنوان یک مکالمه گر حرفه ای وارد می شود اما طرف مقابل شما این مکالمه را بسیار دشوار می سازد. در این طور مواقع شما باید کاملا آرامش خود را حفظ کرده و شروع به انجام کار هایی کنید که بتوانید جو متشنج موجود در مکالمه را کاهش دهید. به عنوان مثال می توانید به صورت کلی حرف را قطع کرده و مکان را ترک کنید و یا موضوع را به مکالمه ای دیگر که در آن قوی هستید سوق دهید.

هم چنین می توانید از انواع پاسخ ها مانند: من احساس می کنم ادامه دادن این صحبت ها مناسب نیست و یا من حس می کنم تا همین جا کافی است، استفاده کنید و موضوع را قطع کنید.

جملات مثبت برای شروع مکالمه

جملات مثبت همواره در مکالمه های حرفه ای شما مانند یک معجزه عمل می کنند. شما اگر از جملات مثبت در مکالمه حرفه ای به خصوص شروع مکالمه خود استفاده کنید، می توانیم به جرعت بگوییم که این مکالمه بسیار بر روی دهن فرد باقی می ماند. برخی از این جملات عبارت اند از:

·        پس از سلام کردن، استفاده از جمله خیلی دلم برای دیدن شما تنگ شده بود

·        خوشحالم که تونستم شما رو ببینم

·        امروز چقدر با انرژی هستی

·        من هروقت شما را می بینم انرژی می گیرم.

·        به نظرم تو در حیطه کاریت واقعا موفقی

·        تو واقعا خوش پوش هستی

·        امروز زیبا هستی

چگونه بفهمیم طرف مقابل از مکالمه با ما خسته شده است؟

زبان بدن اولین موردی است که به افراد نشان می دهد که آیا فردی از صحبت کردن با شما خسته شده است یا خیر. به عنوان مثال، زمانی که فرد حواسش را به اطراف پرت می کند، دقت بر روی صحبت های شما ندارد، تنها شما را تایید می کند تا زودتر مکالمه خود را پایان دهید، سعی می کند بحث را خاتمه دهد، اگر روی صندلی نشسته به عقب می رود و دست به سینه می نشیند و مواردی بسیاری از این قبیل نشان می دهد که فرد از مکالمه کردن با شما خسته شده است.

زمانی که امکان جواب تلفن را نداریم چه کاری انجام دهیم؟

بهترین کار در زمانی که امکان جواب دادن به تلفن را ندارید این است که تلفن را رد تماس داده و سپس در قالب یک پیامک به فرد بگویید که قادر به پاسخ دهی نیستید و بعدا با او تماس می گیرید. می توانید از انواع پیام های آماده در تلفن همراه خود استفاده کنید تا این کار سریع تر انجام شود.

چگونه بفهمیم طرف مقابل آمادگی مکالمه با ما را دارد یا خیر؟

بهترین راه، پرسیدن سوال است. این که آیا وقت داری با من صحبت کنی و یا آیا می توانی به تلفن پاسخ دهی. از این دو موارد می توانید به راحتی متوجه شوید که فردی می تواند با شما صحبت کند و یا آمادگی ایجاد مکالمه را دارد یا خیر.

سوالات متداول

1.    آیا مکامله دارای آداب است؟ مکالمه دارای آدب خاصی است که شما می توانید از آن ها استفاده کنید.

2.    آیا مکالمه تلفنی دارای آداب خاصی است؟ شما باید بدانید چگونه یک مکالمه تلفنی را آغاز کنید تا به درستی پیش رود.

3.    اگر نتوانیم مکالمه ای را انجام دهیم چه کار کنیم؟ می توانید با عذرخواهی مکان را ترک کنیم/