مدیریت زمان در موقعیت های پرمشغله

مدیریت زمان در موقعیت های پرمشغله

این که ما هموراه در زندگی خود روزهایی را داشته باشیم که نسبت به دیگر روزها دارای مشغله بیشتر باشد موضوعی است که کاملا طبیعی است و در سال بارها و بارها برای افراد به وجود می‌آید. بهترین کاری که ما در این بین می توانیم انجام دهیم این است که بتوانیم به خوبی زمان خود را مدیریت کرده و به تمامی کارهایی خود در یک روزه پر مشغله برسید. در حقیقت مدیریت زمان باید جزو مهارت های زندگی هر فردی باشد. حال چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟ شما برای این که بتوانید یک روز پر مشغله را با موفقیت پشت سر بگذارید باید مدیریت زمان در موقعیت های پرمشغله را بدانید. ما در این مقاله از تام آکادمی قصد داریم شما را به نحوه مدیریت زمان و به طور کلی معنی مدیریت زمان آشنا کنیم. پس با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید تا در روزهای آینده، اگر احتیاج به این موضوع داشتید که روزهای خود را به خوبی رو به جلو ببرید و از پس انجام تمامی کارها برآیید، به خوبی این کار را انجام دهید.

چگونه وقتی کار های زیادی برای انجام دادن دارم کار هایم را مدیریت کنم؟

بلاخره روزی که منتظرش بودید فرا رسیده است. روزی که شما تمامی از صبح که بیدار شده اید تا شب قرار است فعالیت های بسیاری را انجام دهید و مشغله بسیاری را با خود به همراه دارید. شما تمامی هفته را برای این روز استرس داشته اید و حال که این روز فرا رسیده است نمی‌دانید چگونه زمان را مدیریت کنید تا تمامی کارهای شما در ساعت معین انجام شود. ما در این قسمت شما را از این سردرگمی نجات خواهیم داد.

فهرست تهیه کنید

قبل از این که کارهای خود را شروع کنید، فهرستی را تهیه کنید که نشان می دهد شما باید به صورت کلی چه کارهایی را انجام دهید. این کار باعث می‌شود تاثیر روانی خوبی بر روی ذهن شما داشته باشد. این که تمامی کارهای خود را روی کاغذ بیاورید، باعث می شود ذهن شما منسجم شود و تصویر کلی از این که روز شما قرار است به چه شکل بگذرد برای خود داشته باشد.

طبقه بندی کنید

حال با توجه به این که کدام یک از کارهایی که قرار است انجام دهید اهمیت و اولویت دارند، شروع به اولویت بندی کارهای خود کنید. این اولیت بندی باید از روس ساعت پیش رود و برای شما مشخص شود که از چه ساعت تا چه ساعتی باید به انجام کارهای خود بپردازید.

برای سریع تر انجام شدن کارها راه حلی را بیابید

برخی از کارها وجود دارند که شما می‌توانید با انجام ترفندها آن ها را سریع تر انجام دهید. به عنوان مثال می‌توانید از دیگران برای انجام کارها کمک بگیرید و یا با انجام ترفندهایی زمان انجام آن را کار را کوتاه تر کنید. این کار باعث می شود تا شما در انتها وقت بیشتری برای استراحت خود داشته باشید.

شروع به انجام کارها کنید

حال که برای خود این موضوع را قرار دادید که کدام کار دارای اولویت است و زمان انجام دادن آن ها چگونه است، شروع به انجام دادن آن ها کنید. سعی کنید در این بین تنبلی را کنار گذاشته و زمانی را نیز در بین انجام کارهای خود به استراحت کوتاهی بپردازید. تا حد امکان سعی کنید از روی برنامه خود پیش بروید و زمانی را نیز در این بین قرار دهید تا اگر اتفاقی در این بین افتاد بتوانید به حل آن نیز بپردازید.

چگونه استرس خود در زمانی که مشغله زیاد داریم کاهش دهیم؟

مشکلی که همواره در این بین به وجود می‌آید این است که شما اگر بخواهید استرس را چاشنی کار خود کنید، نه تنها به انجام تمامی کارهای خود نمی‌رسید، بلکه حتی باعث می‌شود تا روز شما به بدترین حالت ممکن پیش رود! در ابتدا باید این موضوع را در نظر بگیرید که استرس داشتن موضوعی است که همواره برای افراد به وجود می‌آید و به نوعی یک حالت واکنشی بدن می باشد که اگر بتوانید آن را کنترل کنید، واکنشی معمولی است اما اگر نتوانید به کنترل آن بپردازید، تمامی روز شما را در یک چشم به هم زدن از بین خواهد برد!

برای کاهش استرس برای انجام کارهای یک روز پر مشغله، شما راه های بسیاری در این بین دارید که می‌توانید با انجام دادن آن‌ها، به راحتی استرس خود را کاهش داده به انجام کارهای روز پر مشغله خود بپردازید.

این موارد را به عنوان ۷ راهکار مدیریت زمان برای افراد پرمشغله که استرس خود را کاهش دهند برای شما عزیزان ارائه می‌دهیم.

برنامه ریزی کردن: اگر بتوانید به درستی به در ابتدا روز خود برنامه ریزی کنید، می توانید به راحتی کارهای خود را بدون استرس رو به جلو ببرید.

در زمان درست از خواب بیدار شوید: امروز وقت تنبلی و پر خوابی نیست! پس سعی کنید صبح زود بیدار شده و کمی سحرخیز باشید تا بتوانید به خوبی و به درستی روز خود را پیش ببرید. هرچه زودتر بیدار شوید، زمان بیشتری برای انجام کارهای خود دارید. کارهایی که نیازمند به زمان اداری ندارند را می‌توانید در اول صبح و بقیه را در ادامه انجام دهید.

از انجام کارهای بیهوده صرف نظر کنید: امروز سعی کنید از انجام کارهای بیهوده دوری کنید. کارهایی که می‌دانید انجام آنها زمان بسیاری را از شما خواهند گرفت، مانند گذراندن وقت در شبکه‌های اجتماعی و یا صحبت کردن با دوستان خود.

آرامش داشته باشید: امروز تنها یک روزه پر مشغله است، نه چیز دیگری! پس خود را به آرامش دعوت کنید زیرا شما کاملا انسان قوی‌ای هستید و می‌توانید از انجام تمامی کارهای ارائه شده برآیید.

اولویت بندی داشته باشید: کارهای خود را به درستی بر روی اولیت بندی زمان رو به جلو ببرید. کارهایی که مهم است را در ابتدا قرار دهید تا انرژی لازم برای انجام دادن آن ها را داشته باشید.

استراحت داشته باشید: شما انسان هستید، نه ربات! پس تمامی روز خود را به انجام کارها نپردازید و زمانی را نیز به استراحت خود بپردازید و هم چنین زمان درست را برای صرف غذا داشته باشید تا انرژی لازم برای انجام ادامه روز را برای خود ارائه دهید.

خواب کافی داشته باشید: سعی کنید شب قبل در زمان درست به تخت خواب بروید تا حداقل هشت ساعت خواب را داشته باشید. داشتن انرژی برای یک روز پر مشغله مهم ترین نکته می‌باشد.

مدیریت زمان چیست؟

در ابتدا چندین بار به این موضوع پرداختیم که مدیریت زمان یکی از مهم ترین مواردی است که شما باید در یک روز پر مشغله آن را داشته باشید. حال اصلا مدیریت زمانی چیست؟ این موضوع را در قالب یک مثال به شما عزیزان ارائه می‌دهیم.

فرض کنید به شما خبر داده اند که فردا یک روز بسیار پر مشغله دارید و باید از پس انجام تمامی کارها برآیید. زمانی شما می‌توانید این روز با موفقیت پیش رو بگذارید که مدیریت زمانی داشته باشید. یعنی شب به موضوع به تخت خواب بروید تا صبح بتوانید به موقع بیدار شوید.

پس از بیدار شدن زمان درستی را صرف صبحانه خوردن و انجام کارهای صبح خود کنید. حال نوبت به انجام کارها می‌رسد. شما باید برای این قسمت یک برنامه ریزی داشته باشید. یعنی اگر شما به عنوان مثال باید امروز نزد بانک بروید، این کار را برای اول صبح بگذارید تا با شلوغی در بانک مواجه نشوید و زمان خود را در این بین از دست ندهید. پس داشتن یک برنامه ریزی یعنی داشتن مدیریت زمان

به این صورت که شما می‌دانید چه کاری را در چه ساعتی انجام دهید و در چه ساعتی به پایان برسانید. به این صورت که شما برای هر ساعت در روز خود برنامه ای را قرار داده و با توجه به این برنامه ها رو به جلو حرکت می‌کنید. مدیریت زمان علاوه بر این که به شما کمک می‌کند تا به درستی کارهای خود را در زمان مناسب انجام دهید، این موضوع را نیز به شما ارائه می‌دهد که شما بدون داشتن استرس به انجام کارهای روزانه خود بپردازید.
شما هم چنین می توانید برای حرفه ای تر شدن در این زمینه از انواع کتاب های مدیریت زمانی و یا شرکت کردن در انواع کارگاه ها در این زمینه، تبدیل به یک فرد حرفه‌ای در این زمینه شوید.

مدیریت زمان شامل چه مواردی است؟

برای این که بتوانید یک فردی باشید که به خوبی زمان خود را مدیریت می کند و برای انجام درست کارهای خود می‌کوشد، باید مواردی را در بر داشته باشید تا تبدیل به فردی شوید که به درستی زمان خود را مدیریت می‌کند.

چشم انداز درست از خودتان داشته باشید:

شما انسان هستید، نه سوپرمن. یک چشم انداز واقع بینانه از خود داشته باشید تا بتوانید به درستی کارهای خود را مدیریت کنید.

اختصاص دادن زمان درست:

برای مدیریت کردن زمان، هر ساعت را مختص به یک کار انجام دهید. در یک ساعت هیچ موقع چندین کار را با یک دیگر انجام دهید تا دچار مشکل نشوید.

 برای خودتان محدودیت زمانی تایین کنید:

برای این که یک مدیریت کننده زمان درست باشید، باید برای خود محدودیت زمانی داشته باشید تا بدانید تا چه اندازه زمان احتیاج دارید تا کاری را به نحو احسنت به پایان برسانید.

ساعت بندی در فهرست کارها:

زمانی که فهرست کارهای روزانه خود را می نویسید، برای این که مدیریت زمانی درست داشته باشید، باید حتما در کنار کارهای انجام دادنی خود، زمان انجام دادن را نیز ارائه دهید تا بدانید تا چه زمانی وقت دارید کارخود را ارائه دهید.

به هیچ عنوان به این فکر نکنید که فردا هم وقت برای انجام کار دارید:

این دسته از فکرها، قاتل مدیریت زمانی شما هستند. به هیچ عنوان این گونه فکر نکنید و به درستی رو به جلو حرکت کنید.

وقت برای اتفاقات نیز در نظر داشته باشید:

برای این که بتوانید به درستی کار خود ارائه دهید باید زمانی را برای اتفاقاتی که ممکن است به صورت تصادفی بی افتد را نیز در برنامه ریزی خود قرار دهید تا بتوانید به درستی این موضوع را نیز حل کنید.

چگونه مشاغل خود را اولویت بندی کنیم؟

همان طور که از ابتدا بارها و بارها به این موضوع اشاره کردیم که باید برای انجام کارهای خود زمان درست داشته باشیم و کارهایمان را اولویت بندی کنیم، در این قسمت به این موضوع می‌پردازیم که چگونه باید به درستی این کار را انجام دهید تا بتوانیم به خوبی مشاغل خود را در مدیریت زمانی خود جای دهیم.

اولویت بندی در کارهای شما باعث می‌شود تا در زمان درست بتوانید این کارها را به پایان برسانید. حال اولویت بندی چگونه انجام می شود؟

در قالب یک مثال برای شما ارائه داده و سپس یک برنامه ریزی برای آن انجام آن ها به شما عزیزان ارائه می‌دهیم.

کارهایی که قرار است برای فردا انجام دهید عبارت اند از: تمیز کردن خانه، پختن غذا برای شام، مراجعه کردن به بانک، خریدن کتاب درسی، ورزش کردن، ارائه دادن گزارش به کارفرما، خریدن لباس و مشاهده کردن فیلم در کنار خانواده. ما در این قسمت کارهایی را برای شما ارائه دادیم که جمع بندی کلی از تمامی کارهایی است که شما در یک روز می‌توانید انجام دهید. حال به اولویت بندی و نوشتن یک برنامه روزانه درمورد آن ها می پردازیم.

اولویت بندی انجام کارها

• ورزش کردن: از ساعت 7 تا 8 صبح خود را به ورزش کردن ارائه دهید.
• مراجعه به بانک: تا ساعت 8:15 دقیقه به بانک مراجعه کرده و تا زمان 9:30 دقیقه کار خود را به پایان برسانید.
• خرید کتاب درسی: تا ساعت 10 خود را به فروشگاه مورد نظر رسانده و کتاب را خریداری کنید. خرید خود را تا ساعت 12 به پایان برسانید.
• تمیز کردن خانه: تمیز کردن خانه را تا ساعت 2 به پایان برسانید.
• ارائه دادن گزارش به کارفرما: حال زمانی است که گزارش های مربوط را به کارفرما خود (در صورتی که مشغول به کار هستید) ارائه دهید. این کار را تا ساعت 3 به پایان برسانید.
• استراحت کردن: حال زمانی است که شما باید به استراحت بپردازید. تا ساعت 5 بعد از ظهر را به استراحت اختصاص دهید.
• خرید کردن لباس: ساعت 6 بعد از ظهر به فروشگاه رفته و خرید خود حداقل تا ساعت 8 شب به پایان برسانید.
• پختن غذا: تا ساعت 8:30 به خانه رسیده و شروع به پختن غذا کنید.
• مشاهده کردن فیلم: حال زمانی است که شما می توانید به راحتی فیلم مورد علاقه خود را مشاهده کنید.

متوجه شدید؟ به راحتی کارهای خود را با توجه به اولویتی که در بین آن ها وجود دارد برنامه ریزی کردیم و به راحتی علاوه بر این که به استراحت خود نیز رسیدیم، کارهای خود را با موفقیت پیش بردیم.

مدیریت زمان چه مزایایی دارد؟

مدیریت کردن زمان مزیت‌های بسیاری دارد که در این قسمت یک به یک به آن ها می‌پردازیم.

• با مدیریت کردن زمان، کارایی و بهره برداری بیشتری دارید.
•  با مدیریت کردن زمان، وجه حرفه ای و بهتری را به خود ارائه می‌دهید.
•  اگر زمان خود را مدیریت کنید، استرس کمتری در حین انجام کار دارید.
•  با انجام این کار درواقع به پیشرفت خود کمک بسیاری می‌کنید.
• با مدیریت زمان استفاده درست از موقعیت ها و فرصت ها را دارید.
• با مدیریت زمان احساس رضایتمندی در خود دارید.
• مدیریت زمان باعث بروز انواع موفقیت ها در کار می‌شود.
• مدیریت زمان باعث ایجاد اعتماد به نفس می‌شود.

چرا باید برای مدیریت زمان برنامه‌ ریزی کنیم؟

این سوال درواقع کمی پیچیده است! مثل این است که بگوییم چرا برای درست کردن خورشت قرمه سبزی، نیازمند سبزی هستیم! همان طور که برای پختن این خورشت، این سبزی است که پایه و اساس آن می‌باشد، برای مدیریت زمان نیز این برنامه ریزی است که پایه و اساس آن می‌باشد.

اگر شما به درستی این کار را انجام ندهید، اگر برنامه ریزی در کار خود نداشته باشید، اگر زمان بندی در کار خود نداشته باشید به هیچ عنوان نمی‌توانید به مدیریت زمان بندی برسید. پس این دو مورد در واقع مکمل یک دیگر هستند و نبودن یک موضوع در این بین باعث از کار افتادن مورد بعدی می‌شود.

چه کار هایی برای اجرای بهتر روش‌ های مدیریت زمان باید انجام دهیم؟

برای این که بتوانیم یک زمان بندی درست و اجرای درست آن را داشته باشیم، بهترین روش این است که در روز قبل از روز پر مشغله خود، به مدیریت زمانی بپردازیم. یعنی شب قبل برای خود مشخص کنیم که کدام یک از کارهای روز بعد خود در اولیت است و کدام یک را باید سر ساعت مقرر انجام دهید.

پس از این موضوع، تا حد امکان برای این که مدیریت زمانی خود را به درستی انجام دهید، باید از انجام کارهای بیهوده بپرهیزید تا بتوانید به درستی کارهای اصلی خود را انجام داده و به مدیریت زمانی بپردازید. با انجام این موارد به علاوه تمامی مواردی که از ابتدا به آن ها اشاره کردیم، می‌توانید به خوبی به مدیریت زمان بپردازید.

چطور والدین شاغل کار هایشان را با موفقیت مدیریت می‌ کنند؟

به دلیل مشکلات اقتصادی که تا به امروز در تمامی خانواده ها به چشم می‌خورد، هم پدر و هم مادر در کنار یک دیگر برای گذراندن زندگی به فعالیت می‌پردازند. حال در این بین موضوعی که به وجود می‌آید این است که چگونه کارها را با موفقیت پشت سر می‌گذارند.

در ابتدا باید ای موضوع را در نظر داشته باشید که شغل، تنها مخصوص به شما است و مشکلات زندگی نیز تنها مخصوص به افراد بزرگسال می‌باشد. یعنی کودک شما نباید از این موضوع باخبر شود که شما مشکلات مالی دارید، زیرت کودک قدرت تجزیه و تحلیل ندارد و فکرها باعث بروز انواع آسیب در شخصیت او می‌شود.

شما باید به طوری زندگی خود را به عنوان والدین زمان بندی کنید، تا بتوانید زمان مشخصی را نیز به کودکان خود اختصاص دهید و یا کارهای خانه را انجام دهید. کارهای خانه تنها مختص به مادر خانواده نیست و برای پیشرفت آن، پدر و هم چنین فرزندان بزرگ نیز در انجام آن ها باید کمک کنند تا کارها با موفقیت انجام شود.

عدم زمان بندی در موقعیت های پر مشغله چه معایبی دارد؟

در عنوان های قبلی به مزایای استفاده از زمان بندی پرداختیم. حال در این قسمت به معایت استفاده نکردن از زمان بندی و مدیریت زمان می‌پردازیم.

• باعث بروز اختلال در کارهای ما می‌شود.
• وجهه ما را در اجتماع به شدت پایین می‌آورد.
•  ما را تبدیل به یک انسان بی برنامه می‌کند.
•  شخصیت ما را به شدت تنبل می‌سازد.
• هیچ زمان نمی‌توانیم به انجام تمامی کارها بپردازیم.

به صورت کلی، عدم زمان بندی علاوه بر این که در انسان حس ناموفق بودن و عدم اعتماد به نفس را به همراه دارد، در جامعه نیز باعث می‌شود تا افراد او را به عنوان یک فرد تنبل و یا بی دست و پا بدانند. نداشتن زمان بندی حتی می تواند باعث اخراج شدن فرد از شغلش شود.

مهم ترین استراتژی های مدیریت زمان کدامند؟

اگر شما نیز جزء افراد بسیار پر مشغله هستید که نیازمند استراتژی ها برای مدیریت زمان می‌باشید، در این قسمت قصد داریم برای شما 8 استراتژی کنترل زمان برای افراد پرمشغله را ارائه دهیم.

1.    اولین استراتژی، داشتن هدف روزانه است. شما باید بدانید که اصلا در روز پر مشغله خود، هدفتان چیست؟ آیا فقط می‌خواهید کارها را انجام دهید و یا می‌خواهید با موفقیت کارها را رو به جلو ببرید.

2.    به سراغ مهم ترین کارها بروید. این که بدانید کدام یک از کارها در اولیت قرار دارند و ابتدا آن ها را انجام دهید، دومین پله استراتژی است.

3.    زمان بندی داشته باشید. یعنی دقیقا مشخص کنید از چه زمان تا چه زمانی را قصد دارید به انجام کار اختصاص دهید.

4.    استفاده از تکنیک پومودورو. در این تکنیک شما ساعت خود را به قسمت های 25 دقیقه ای تقسیم می‌کنید. بین هر 25 دقیقه 5 دقیقه استراحت کنید و سپس به ادامه 25 دقیقه بعدی بپردازید. این کار باعث می‌شود تا خستگی بسیار بر روی شما غلبه نکند.

5.    زمان خود را ردیابی کنید. یعنی برای خود یادداشت کنید که از چه ساعت تا چه ساعتی کدام کار را انجام داده اید و سپس آن را تیک بزنید. این استراتژی تاثیر ذهنی نیز برای شما دارد.

6.    برای تمامی وظایفتان برنامه ریزی کنید و به درستی پیش بروید.

7.    تمامی کارها را به صورت کامل انجام دهید و هیچ یک را به روز بعدی موکول نکنید که این موضوع مهم ترین قسمت از استراتژی زمانی است.

8.    در بهترین زمان بهترین کار خود را انجام دهید تا نتیجه خوبی را در آخر برای خود داشته باشید.

عوامل هدر دهنده زمان کدامند؟

زمانی که شما در طول روز خود تمرکز کافی بر روی کارهایی که باید انجام بدهید نداشته باشید و حواستان را به عواملی مانند چک کردن صفحات اجتماعی برای زمان زیاد، مشاهده کردن تلویزیون برای زمان زیاد، گوش کردن به موزیک به طوری که حواستان را از کار اصلی پرت کند، صحبت کردن با دوستان و یا اعضای خانواده به طوری که باعث بهم ریختگی در کارها شود و انجام دادن کارهای بیهوده باعث می شود تا زمان شما هدر رود.

چه مواردی باعث شکست در مدیریت زمان می شوند؟

تنها یک مورد کلیدی می تواند به صورت کلی مدیریت زمانی شما رابا شکست رو به رو کند و آن هم برنامه ریزی کردن و از روی برنامه پیش نرفتن و یا نداشتن برنامه ریزی می‌باشد. به جرعت می‌توان گفت هر دوی این موارد باعث از بین رفتن مدیریت زمان بندی شما می‌شود.

سوالات متداول

1.     مکمل مدیریت زمان بندی چیست؟ برنامه ریزی مکمل مدیریت زمان می‌باشد.

2.    آیا اولویت بندی در برنامه ریزی ضرورت دارد؟ یکی از مهم ترین موارد در برنامه ریزی اولیت بندی است و ضرورت فراوانی دارد.

3.    چه مواردی منجر به هدر رفتن زمان می‌شود؟ انجام کاراهای بیهوده باعث از بین رفتن زمان می ‌شود.