معرفی کتاب تکنیک مدیریت زمان به روش gtd

 مدیریت زمان به روش gtd | کتاب تکنیک مدیریت زمان به روش gtd جز بهترین کتاب های مدیریت زمان می باشد که توسط دیوید آلن نوشته شده است. با توجه به اینکه  زندگی روزمره انسان ها سراسر فراز و نشیب است این کتاب می تواند راه کار های  خوبی برای مدیریت زمان و اجرای برنامه روزمره زندگی به شما ارائه دهد. در واقع به این گونه می باشد که شما با این کار می توانید به خوبی از پس انجام دادن تمامی کارها بر آیید. در این مقاله قصد داریم به صورت اختصاصی به تکنیک مدیریت زمان به روش  gtd بپردازیم و اطلاعاتی بسیار ارزشمند را در زمینه این تکنیک بسیار خوب به شما عزیزان ارائه دهیم. پس پیشنهاد می کنیم به هیچ عنوان این مقاله از تام آکادمی  را از دست نداده و تا انتها همراه ما باشید.

مدیریت زمان به چه معناست؟

آیا تا به حال احساس کرده اید که زمان کافی در روز وجود ندارد؟ همه ما 24 ساعت یکسانی داریم، پس چرا برخی از افراد به نظر می رسد با این که مشغله های بسیاری دارند اما زمان بیشتری دارند و در انتهای روز نیز به راحتی به استراحت خود می پردازند. پاسخ این سوال بسیار ساده است: مدیریت زمان خوب. مدیریت زمان فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی نحوه تقسیم زمان بین فعالیت های مختلف است. اگر این کار را درست انجام دهید، در نهایت هوشمندانه تر کار خواهید کرد، نه سخت تر، تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید، حتی زمانی که زمان تنگ است و فشارها زیاد است.

تکنیک مدیریت زمان به روش gtd چیست؟

Getting Things Done یا به اختصار GTD یک سیستم مدیریت کار محبوب است که توسط مشاور بهره وری دیوید آلن ایجاد شده است. این روش مبتنی بر یک حقیقت ساده است: هرچه اطلاعات بیشتری در ذهن شما بچرخد، تصمیم گیری در مورد آنچه نیاز به توجه دارد دشوارتر است. در نتیجه زمان بیشتری را صرف فکر کردن در مورد وظایف خود می کنید تا اینکه واقعا آن ها را انجام دهید. هنگامی که اطلاعات در سر شما انباشته می شود، منجر به استرس، فشار بیش از حد و عدم اطمینان می شود. آلن مشاهده کرد که مغز ما در پردازش اطلاعات بسیار بهتر از ذخیره آن است (به نوعی باید گفت که مغز یک دفتر بیهوده است که در آن مطالب تنها یادداشت می شوند اما تنها قسمت کمی از آن ها مورد پردازش و استفاده قرار می گیرند).

روش GTD او بیان می‌کند که چگونه می‌توانید تمام درهم‌کاری ذهنی خود را در یک سیستم بیرونی ریخته و سپس آن را سازماندهی کنید تا بتوانید در زمان‌های مناسب بر روی چیزهای مناسب تمرکز کنید. وقتی گردش کار GTD شما درست تنظیم شود، می‌توانید با اطمینان پاسخ دهید «روی چه چیزی باید کار کنم؟» در هر لحظه بدون نگرانی از اینکه ممکن است چیز مهمی را که بعدا باید انجام دهید فراموش کنید.

چگونه از تکنیک مدیریت زمان به روش gtd استفاده کنیم؟

ما برای استفاده از مدیریت زمان به روش gtd باید انواع تکنیک ها را رعایت کنیم که در این قسمت به این موضوع می پردازیم. به صورت کلی دیوید آلن پنج پله را برای استفاده کردن از این تکنیک ارائه داده است که به آن می پردازیم:

مرحله اول، گرفتن و ذخیره کردن

برای اینکه GTD کار کند، باید ذخیره اطلاعات در مغز خود را متوقف کنید. هر چیزی که به ذهن شما خطور می کند، کارهایی که باید انجام دهید، رویدادها، ایده ها، توصیه های کتاب و غیره باید فورا در صندوق ورودی ضبط و ذخیره شود. در GTD یک صندوق ورودی، چه فیزیکی و چه دیجیتال، نمایشی بصری از تمام ورودی‌هایی است که روزانه باید به نوعی با آنها برخورد کنید. صندوق ورودی شما فقط برای جمع آوری هرج و مرج افکار شما به منظور حذف آنها از ذهن شما استفاده می شود. این مکان یا زمان نگرانی در مورد سازمان نیست. صندوق ورودی شما به عنوان مکان پیش‌فرض برای نگهداری تمام ورودی‌های شما عمل می‌کند تا زمانی که فرصتی برای سازماندهی آنها داشته باشید. شما می توانید انواع اپلیکیشن ها را بر روی تلفن همراه خود نصب کنید و کارهای خود را در آن ثبت کنید.

 روشن کردن اوضاع

اکنون که صندوق ورودی مغز شما پر شده است. گام بعدی این است که آشفتگی هرج و مرج هر چیزی را که ثبت کرده اید به مراحل عملی مشخص تبدیل کنید تا صندوق ورودی شما فضای خالی پیدا کند. برای کارهای موجود در این صندوق اولیت بندی ای داشته باشید و با یک برنامه ریزی درست آن را هدایت کنید.

  سازمان دادن

هنگامی که یک مورد را در صندوق ورودی خود روشن کردید، وقت آن است که آن را در مکان مناسب مرتب کنید. در واقعیت، وقتی که صندوق ورودی خود را پاک می‌کنید، شفاف‌سازی و سازمان‌دهی وظایف‌تان پشت سر هم اتفاق می‌افتد، اما مفید است که آنها را به عنوان اقدامات جداگانه در نظر بگیرید. روش های مختلفی برای سازماندهی وظایف خود با روش GTD وجود دارد، اما توصیه می کنیم از ترکیبی از پروژه ها و مواردی دیگر استفاده کنید.

 مشغول کردن

اینجا جایی است که زمان صرف شده برای شفاف سازی و سازماندهی وظایف شما نتیجه می دهد. سیستم شما اکنون مملو از موارد مشخص و قابل اجرا است که در دسته‌های منطقی سازماندهی شده‌اند و آماده هستند تا وارد آن شوید. زمانی که صرف شفاف‌سازی و سازمان‌دهی وظایف‌تان می‌شود به این معناست که وقتی زمان درگیر شدن با کار فرا می‌رسد، انتخاب‌های کمتری دارید و منابع مرجع کمتری برای پیدا کردن دارید. برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه در مرحله بعد چه کاری انجام دهید، می‌توانید کارهای آتی را با موعد مقرر ببینید، کارها را بر اساس برچسب مرتب کنید یا فیلترهایی ایجاد کنید تا اقدامات بعدی خود را بر اساس زمینه ببینید.

  مرور

هر هفته زمانی را برای بررسی همه لیست‌های خود، سازماندهی وظایف خود و حفظ عملکرد روان سیستم خود اختصاص دهید. بررسی به شما کمک می کند تا خود را با تغییرات سازگار کنید، توجه خود را دوباره متمرکز کنید، اقدامات بعدی را شناسایی کنید و در جریان کار خود فکر کنید. دیوید آلن این بررسی هفتگی را “عامل حیاتی برای موفقیت” نامیده است زیرا بررسی مکرر سیستم شما تضمین می کند که شما فقط کارها را انجام نمی دهید، بلکه کارهای درست را انجام می دهید.

کتاب تکنیک مدیریت زمان به روش gtd

در زمینه تکنیک مدیریت زمان به روش gtd کتاب هایی وجود دارند که خواندن آن ها برای شما بسیار توصیه می شود. این کتاب ها می توانند جزء بهترین ها باشند و برای شما راه های بسیار خوبی را ارائه دهند تا به کمک آن ها بتوانید خود را نجات دهید و به خوبی در زمینه تفکیک کار و مشغله های ذهنی خود بدرخشید. در ادامه این مطلب به صورت اختصاصی تر دانلود این کتاب و یا خریداری کردن آن ها می پردازیم. با ما همراه باشید.

نویسنده کتاب مدیریت زمان به روش gtd کیست؟

همان طور که اشاره کردیم، دیوید آلن نویسنده کتاب تکنیک مدیریت زمان به روش gtd می باشد. اگر بخواهیم نگاهی به بیوگرافی این نویسنده موفق بی اندازیم باید بگوییم که دیوید آلن زاده 28 دسامبر 1945 می باشد. لن در شریوپورت، لوئیزیانا بزرگ شده است. پس از فارغ التحصیلی، آلن شروع به استفاده از هروئین کرد و برای مدت کوتاهی روی به اعتیاد آورد. پس از این موضوع و وارد زمینه نویسندگی شد و سپس به ارائه تکنیک GTD روی آورد. او دقیقا زمانی که اعتیاد خود را ترک کرد فهمید که تا چه اندازه می تواند با داشتن یک برنامه بسیار منظم در زندگی خود به تمامی کار هایش در طول روز برسد و در تمامی آن ها نیز بسیار موفق باشد.

اهمیت تکنیک مدیریت زمان به روش GTD چیست؟

تسلط بر تکنیک مدیریت زمان مناسب می تواند در بسیاری از زمینه ها به شما کمک کند. می توانید اهداف را با موفقیت انجام دهید، تعیین اولویت ها آسان تر خواهد بود، عادت‌های بدی مانند اهمال‌ کاری، هدف‌ مدار نبودن را از بین می‌برید یا دامنه توجه کم را کاهش می‌دهید.

مفهوم مدیریت زمان در سه دهه اخیر محبوبیت قابل توجهی به دست آورده است. به این دلیل که به برنامه ریزی و سازماندهی بهتر فعالیت ها، افزایش بهره وری و حفظ تعادل بین کار و زندگی کمک می کند.

پس چگونه مدیریت زمان عملکرد را بهبود می بخشد؟ هدف اصلی این است که آگاهانه نحوه گذراندن وقت خود را برای کارها و فعالیت های مهم، چه در محل کار و چه در زندگی شخصی و روزمره، کنترل کنید.

تسلط بر تکنیک مدیریت زمان مناسب می تواند در بسیاری از زمینه ها به شما کمک کند:

·        شما قادر خواهید بود اهداف را با موفقیت انجام دهید

·        تعیین اولویت ها آسان تر خواهد بود

·        عادت‌های بدی مانند اهمال‌کاری، هدف‌مدار نبودن را از بین می‌برید یا دامنه توجه کم را کاهش می‌دهید

·        توسعه مهارت های مدیریت زمان استرس را کاهش می دهد و انگیزه شما را حفظ می کند

·        شما ایده روشنی از نحوه برنامه ریزی همه وظایف خود خواهید داشت

بهترین روش برای مدیریت زمان GTD کدام است؟

بهترین روش برای مدیریت زمان GTD این است که شما اپلیکیشنی را رد این زمینه بر روی تلفن همراه خود نصب کنید و یا برنامه ای را به صورت مکتوب ارائه دهید. از این طریق می توانید تمامی کارهای خود را به این برنامه ارائه دهید و این برنامه برای شما شروع به علامت گذاری می کند تا در زمان درست به شما اطلاع دهد که نیازمند هستید کارهای عقب افتاده خود را انجام دهید تا سبد شما خالی شود و شما بتوانید در آینده از آن استفاده کنید.

پس بهترین روش برای استفاده از این تکنیک این است که آن را ارائه دهید و از آن بهرمند شوید. این تکنیک می تواند شلوغی زندگی شما را تا حد زیادی کاهش دهد.

گام های تکنیک مدیریت زمان به روش gtd

همان طور که در عنوان های قبلی به این موضوع اشاره کردیم، برای این که از تکنیک مدیریت زمان به روش gtd استفاده کنیم، باید پنج گام را پشت سر بگذاریم. حال در این قسمت به گاه های تکنیک مدیریت زمان می پردازیم.

·        روز خود را از قبل برنامه ریزی کنید: برنامه ریزی اولین، بهترین و اثبات شده ترین تکنیک های مدیریت زمان است. اولا، زیرا به سازماندهی مناسب کار شما کمک می کند. ثانیا، زیرا به شما بینشی دقیق در مورد تمام کارهایی که باید انجام دهید می دهد. اگر بتوانید کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه خود را برنامه ریزی کنید، بقیه کارها به راحتی انجام می شود.

·        منطقه بهره وری خود را پیدا کنید: کارآمدترین ساعات روز خود را پیدا می کنید و برای زمانی که بیشترین انرژی را دارید برنامه ریزی می کنید. اگر صبح‌ها بیشترین بازدهی را دارید، خیلی زود بیدار شوید. یا اگر ترجیح می دهید در تاریکی کار کنید، شب ها تا دیروقت بیدار بمانید. اما فقط به این دلیل که گفته می شود افراد در ساعات خاصی به بهره وری می رسند، خود را مجبور نکنید که عادت های خود را تغییر دهید. پربازده ترین ساعات خود را بیابید و به آنها پایبند باشید. هر استراتژی مدیریت زمان برای برخی افراد مفید باشد، ممکن است برای شما کارساز نباشد.

·        به طور منظم استراحت کنید: کار بدون وقفه ممکن است بیشتر از اینکه فایده داشته باشد، ضرر داشته باشد. ما به استراحت نیاز داریم تا مغزمان تازه شود و سپس دوباره روی کار تمرکز کند. می توانید از تکنیک پومودورو استفاده کنید یا به پیاده روی کوتاهی بروید. فصلی از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه درست کنید. یا وقت آزاد خود را صرف یادگیری چیزهای جدید با تماشای فیلم های مستند در پلتفرم های پخش ویدئو مانند یوتیوب، کنید.

·        «نه» بگویید و تفویض اختیار کنید: هر کس حد خود را دارد. ما به سادگی نمی توانیم هر کاری که مردم از ما می خواهند انجام دهیم. منجر به فرسودگی شغلی و اضطراب کاری خواهد شد. به همین دلیل بسیار مهم است که وقتی افراد می‌خواهند وظایف دیگری به شما محول کنند، قاطع باشید و «نه» بگویید. به یاد داشته باشید، امتناع از انجام کارهایی که قادر به انجام آنها نیستید، اشکالی ندارد و همچنین با تفویض وظایف. به خصوص اگر کسی باشد که بتواند کار را بهتر و سریعتر از شما انجام دهد.

مهمترین اصول در تکنیک مدیریت زمان به روش GTD کدامند؟

مواردی در تکنیک GTD وجود دارد که به عنوان اصول این تکنیک شناخته می شوند. از بین آن ها سه مورد وجود دارند که در کتاب های جهانی نیز به عنوان مهم ترین اصول در جی تی دی استفاده می شود. در این قسما می خواهیم به این سه موارد اشاره کنیم.

ذهن برای داشتن ایده است نه نگهداشتن ایده

ذهن زمانی که در حال برقراری ارتباط و ایجاد ایده است، در بهترین حالت خود است، نه زمانی که در تلاش است به یاد بیاورد که چیزها کجا قرار گرفته اند و چه کارهایی باید انجام شود. سازماندهی به خودی خود یک هدف نیست. این راهی برای تسهیل جریان است. هنگامی که تصمیم به انجام کاری می گیرید، ذهن شما یک حلقه باز ایجاد می کند. حلقه باز هر کار، تعهد یا طرحی است که به درستی تعریف و تفویض نشده باشد. وقتی حلقه‌های باز داریم، ذهن ما انرژی زیادی مصرف می‌کند تا ما را در مورد آنها آزار دهد. این مانع از تفکر خلاق می شود و بار شناختی ایجاد می کند. وقتی حلقه های باز خود را می بندید، ذهن را آزاد می کنید تا بهترین کار را انجام دهد. حلقه های باز را با ساختن یک مغز خارجی ببندید. یک مغز خارجی یک سیستم به خوبی سازماندهی شده و قابل اعتماد برای گرفتن، شفاف سازی، سازماندهی، بررسی و اجرای حلقه های باز شما است.

اگر موضوعی توجه شما را جلب کرد، آن را جذب کنید. وقتی آن را گرفتید، آن را روشن کنید. هنگامی که آن را روشن کردید، آن را سازماندهی کنید.

سیستم تصویربرداری شما مکانی است که ایده های خود را تا زمانی که آنها را شفاف سازی نکنید، نگه می دارید. فرآیند شفاف سازی شما کاری است که باید انجام دهید تا تصمیم بگیرید با آنچه که گرفته اید چه کاری انجام دهید. سیستم سازماندهی شما جایی است که پس از تصمیم گیری در مورد کاری که می خواهید انجام دهید، چیزها را «نگهداری» می کنید. هنگام خرید مواد غذایی، آنها را با گذاشتن آنها در یک کیسه، گذاشتن آنها در ماشینم و گذاشتن آنها روی پیشخوان هنگام رسیدن به خانه ضبط می کنم. من هر مورد را با تعریف اینکه چه چیزی است و تعیین آنچه که باید با آن انجام شود روشن می کنم. وقتی اقلام را شفاف کردم، با قرار دادن آنها در مکان های مناسبشان (یعنی یخچال، فریزر، کابینت دارو، کابینت حمام و غیره) آنها را مرتب می کنم. با سازمان شروع نکنید در عوض، با این سوال از خود شروع کنید: «چه چیزهایی هستند که به من دستور می دهند و توجه من را می طلبند؟» سپس بپرسید «در مورد آن کارها چه باید کرد، چه کسی باید آنها را انجام دهد، و انجام دادن به چه معناست؟» سپس بپرسید، بهترین مکان برای قرار دادن آیتم های اقدام برای اطمینان از به خاطر سپردن و تکمیل آنها چیست؟

سیستم خود را به طور منظم بررسی کنید

هر هفته باید چیزهایی را که ثبت کرده‌اید، شفاف‌سازی کرده‌اید و سازماندهی کرده‌اید مرور کنید تا مطمئن شوید در مورد هر چیزی که باید واضح و مشخص باشید، واضح و مشخص هستید. بررسی دوره ای برای ایجاد اعتماد در سیستم شما ضروری است. اگر یک روال مرور را ایجاد نکنید و به آن پایبند نباشید، ذهن شما دیگر به شما اعتماد نخواهد کرد و تلاش برای به خاطر سپردن همه چیز را پس خواهد گرفت. بیشتر زندگی روزمره شما از نزدیک و در رسیدگی به جزئیات علف های هرز می گذرد. بررسی هفتگی این فرصت را به شما می دهد که به عقب برگردید و تصویر بزرگ را مشاهده کنید. چه کار می کند؟ چه چیزی کار نمی کند؟ چه چیزی باید تمیز شود؟ چه چیزی باید دوباره پیکربندی شود؟ بررسی هفتگی به این امر کمک خواهد کرد.

 تکنیک مدیریت زمان به روش gtd چگونه کار می کند؟

این تکنیک به این صورت کار می کند که شما در ابتدا به این موضوع می پردازید که چه چیزی در ذهن شما بسیار جا خشک کرده است و زمان زیادی است که با او در حال کلنجار رفتن هستید. سپس اقدام به اولویت بندی موارد در ذهن خود می کنید و سپس به این موضوع می پردازید که چگونه راه حلی را برای انجام این کار های عقب افتاده کنید و سپس این کار ها را یک به یک از مغز خود خارج می کنید.

تکنیک  GTD در چه جاهایی کاربرد دارد؟

شاید برای شما سوال پیش آید که در چه مکان هایی می توانید از تکنیک GTD استفاده کنید. جالب است بدانید که شما رد تمامی مکان ها اعم از:

·        کامپیوتر/اینترنت

·        محل کار

·        دفتر کار شخصی

·        به هنگام انجام وظایف

·        زمانی که تماس تلفنی را ایجاد می کنید.

و به صورت کلی هر جایی که فکرش را بکنید این تکنیک برای شما بسیار جوابگو خواهد بود.

دوره های آموزشی تکنیک مدیریت زمان به روش GTD چگونه است؟

این که شما می توانید به صورت خودخوان این تکنیک ها را بی آموزید موضوعی بسیار مهم است اما این که بتوانید وارد دوره های آموزشی این تکنیک ها شوید می توانیم بگوییم که شما به راحتی می توانید در آینده زندگی‌ای مملو از آرامش و شادی داشته باشید. دوره های آموزشی تکنیک مدیریت زمان به روش GTD به صورت حضوری و یا آنلاین برگزار می شود که شما می توانید با حضور در آن جا، اطلاعات بسیار عالی ای را در این زمینه برای خود داشته باشید.

دانلود کتاب صوتی تکنیک مدیریت زمان به روش GTD

برای افرادی که در روز وقتی برای خواندن کتاب های خطی ندارند، راهی به نام کتاب صوتی ارائه شده است که می توانید با کمک

گرفتن از آن به کتاب بپردازید. برای دانلود کتاب صوتی GTD نیز می توانید از انواع سایت های معتبر استفاده کنید. کافیست تنها عبارت این عنوان را در گوگل جست و جو کرده و سپس اقدام به دانلود این کتاب کنید تا از گوش دادن به آن لذت ببرید.

سوالات متداول

1.    تکنیک های مدیریت زمان به روش GTD را از چه طریقی مشاهده کنیم؟ می توانید از این مقاله کمک بگیرید و یا  از کتاب مورد نظر مطالعه کنید.

2.    نتیجه مدیریت زمان چگونه است؟ باعث می شود شما زندگی بسیار شادی را برای خود داشته باشید.

3.    اصول مدیریت زمان باعث مشکلات مدیریت زمان می شود؟ هیچ موضوع اصول مدیریت زمان باعث مشکلات در این زمینه نمی شود و این دو ارتباطی مکمل با یک دیگر ندارند.