ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور

ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور | رسیدن به میزان بالایی از بهروه وری و استفاده از زمان به شکلی بهینه موضوعی است که افراد موفق، سازمان های خصوصی و دولتی، دولت ها و … به دنبال رسیدن به آن هستند.
در این مقاله از تام آکادمی می خواهم در مورد ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور و اصول مدیریت زمان بر طبق این ماتریس صحبت کنیم. ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور شبیه به ابزاری است که با استفاده از آن می توانید به شکلی مناسب زمان خود را مدیریت کنید. با یک تحقیق کوتاه درباره مدیریت زمان به اهمیت مدریت زمان در رسیدن به اهداف و موفقیت پی خواهید برد.
تا به حال به این موضوع فکر کرده اید که چرا بسیاری از افراد در جامعه زندگی روتین دارند در حالی که معمولا به بسیاری از کار های مهمشان نمی رسند. آن ها صبح از خواب بیدار شده به سر کار می روند و بعد از انجام کار معمولا چند ساعتی را هم صرف انجام کار های غیر ضروری می کنند. اگر با بسیاری از این افراد صحبت کنید متوجه خواهید شد که معمولا از این موضوع گلایه دارند که به دلیل کمبود وقت نمی توانند ب بسیاری از کارهای مهم خود برسند. این افراد بخش زیادی از وقت خود را صرف انجام کارهای فوری می کنند که اهمیت زیادی ندارد در نتیجه در زندگی شبیه به دونده ای هستند که بر روی تردمیلی می دود اما هیچ گاه قرار نیست به مقصد برسد.
با استفاده از ماتریس آیزنهاور و استفاده از اصول مدیریت زمان بر طبق این ماتریس در واقع شما یاد خواهید گرفت که کارهایتان را به بهترین شکل اولویت بندی کنید.
این ماتریس این امکان را به شما خواهد داد که تقسیم اوقات شبانه روز را به شکلی انجام دهید که بتوانید به کارهای مهمی که در موفقیت شما نقش زیادی دارند به خوبی برسید.
علت نام گذاری ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور
نام ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور برگرفته از نام یکی از رئیس جمهور های سابق کشور آمریکا می باشد.
از سال 1953 تا سال 1961 دوایت آیزنهاور توانست به عنوان سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا برسد. این شخص قبل رسیدن به مقام ریاست جمهوری به عنوان یکی از ژنرال های برجسته در ارتش آمریکا شناخته می شد. آیزنهاور در زمان جنگ جهانی دوم فرمانده عالی متفقین بود و همچنین در زمان های بعد به عنوان اولین فرمانده عالی ناتو هم دست پیدا کرد.
آیزنهاور با توجه به مشغله بسیار زیادی که داشت مجبور بود تصمیمات مهمی را در مورد اولویت بندی کارهای روزانه بگیرد. او همواره باید این نکته را در نظر می گرفت که کدام کار دارای اهمیت بیشتری بوده و نیازمند صرف زمان و تمرکز کرد. تلاش آیزنهاور برای اولویت بندی در بین انبوهی از وظایف و مشغله ها در نهایت منجر به ابداع ماتریس آیزنهاور شد. آیزنهاور با استفاده از قوانین و دستور العمل های خاص موفق می شد که وظایف و کارهای خود را برطبق میزان فوریت و میزان اهمیت آن ها اولویت بندی کند. ماتریس آیزنهاور در واقع برگرفته از نام ابداع کننده آن می باشد و امروزه در سراسر دنیا با همین نام به عنوان یک روش موثر برای تقسیم اوقات شبانه روز با استفاده از مدیریت زمان شناخته می شود.
استفاده از ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور
با استفاده از ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور در واقع قرار است که شما کار های روزانه را اولویت بندی کنید تا بتوانید به کارهایی که اهمیت زیادی برایتان دارد به خوبی برسید. برای استفاده از اصل آیزنهاور لازم است که ابتدا یک لیست تهیه کنید. این لیست شامل تمام کارهایی می شود که احساس می کنید آن ها را باید انجام دهید. شما باید در این لیست کارهایی که وقت شما را به طور معمول می گیرند اما در ظاهر بی اهمیت هستند را نیز لیست کنید.
با داشتن این لیست شما می توانید کارها را بر اساس میزان اهمیت و فوریتی که دارند طبقه بندی کنید. شما بعد از مدتی این موضوع را درک خواهید کرد که که مدیریت زمان به این معنی نیست که حتما باید تمامی کارهای لیست شده را انجام دهید بلکه تنها کافیست یاد بگیرید که الان زمان رسیدن به کدام کار ها است. با استفاده از این روش بسیاری از کارهایی که وقت شما را تلف می کنند حذف شده و در واقع شما زمانتان را به شکلی مناسب مدیریت خواهید کرد. کارهایی که در لیست شما قرار دارند بر طبق ماتریس آیزنهاور به چهار دسته تقسیم می شوند که این چهار دسته را در ادامه برایتان توضیح خواهم داد.
دسته اول: کارهای مهم و فوری
کارهای مهم و فوری جزء دسته ای از لیست شما هستند که باید خیلی سریع برای انجام آن ها اقدام کنید. این کارها علاوه بر اهمیت بالا دارای مدت زمان انجام تعیین شده ای هستند و لازم است که سر وقت تعیین شده انجام آن ها به پایان برسد. کارای مهم و فوری به شکلی هستند که اگر در وقت تعیین شده انجام نگیرند ضرر هایی را متوجه شما خواهند کرد.
این کارها معمولا به دو صورت می باشند. کارهای مهم و فوری در برخی از موارد کارهایی هستند که در گذشته دارای اهمیت بوده اند اما شما آن ها را انجام نداده اید و با از دست دادن زمان آن ها را تبدیل به کارهای مهم و فوری کرده اید. با وجود فوریت برای انجام این کارها لازم است خیلی سریع اقدام به انجام دادنشان کنید. کارهای مهم و فوری به صورت دیگری نیز به سراغ شما خواهند آمد به این شکل که این کارها از یک عامل خارجی به شما محول می شود. به عنوان مثال در محل کارتان از شما می خواهند که یک فعالیت را که دارای اهمیت زیادی است را در زمان تعیین شده انجام دهید.
به این نکته توجه داشته باشید که باید تلاش کنید که در کوتاه ترین زمان ممکن کارهای مهم و فوری را به اتمام برسانید چرا که در غیر این صورت استرس و احساس نا خوشایندی به سراغ شما خواهد آمد و نمی توانید مدیریت زمان را به شکل بهینه ای انجام دهید.
مثال های زیادی در مورد کارهای مهم و فوری می توان زد. به عنوان نمونه تعمیر ماشینتان که در کنار جاده خراب شده یا انجام وظایف همکارتان که در سر کار حاضر نشده و شما باید جای خالی او را پر کنید. یکی دیگر از نمونه کارهای مهم و فوری وظایفی است که در سر کار باید در طی یک ماه انجام می داده اید اما با کوتاهی و استفاده نکردن از اصول مدیریت زمان به آخر ماه موکول شده و حالا مجبورید آن ها را در دقیقه نود و در زمان کوتاهی انجام دهید.
دسته دوم: کارهای مهم بدون فوریت
کارهای مهم و غیر فوری در ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور جزء کارهایی هستند که برای رسیدن به موفقیت و اهدافی که دارید لازم است که آن ها را انجام دهید اما این کار ها دارای محدودیت زمانی نیستند و می توانید در زمان دلخواه و با آرامش به انجام آن ها بپردازید. به این نکته توجه کنید که اگر زمان را بیش از حد از دست بدهید و انجام کارهای مهم و غیر فوری را به عقب بیاندازید در آینده این کارها به دسته کارهای مهم و فوری منتقل خواهند شد.
کارهای مهم و غیر فوری قرار است شما را به اهداف بلند مدتتان برسانند. در زمان تقسیم اوقات شبانه روز باید وقت و تمرکز کافی را برای انجام این کار ها در نظر بگیرید تا در آینده نتایج مثبت انجام این کارها را ببینید. اگر شما زمان کافی را برای انجام کار های مهم و غیر فوری صرف کنید بعد از مدتی لیست کارهای فوری و مهم شما کمتر خواهد شد و شما می توانید با تمرکز بیشتر و استرس کمتر به انجام کارهای روزانه خود بپردازید.
به عنوان مثال اگر از ابتدای ماه اقدام به انجام وظایف خود در محیط کار کنید اجازه نخواهید داد این وظایف در پایان ماه به کارهای مهم و فوری تبدیل شوند. یادگیری مهارت های مختلف مانند یادگیری یک نرم افزار خاص و کارهایی مانند ورزش کردن که با سلامت شما مرتبط هستند نمونه های خوبی برای کارهای مهم و غیر فوری می باشند.
دسته سوم: کارهای بی اهمیت اما فوری
در ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور کارهای بی اهمیت و فوری کارهایی هستند که شما در طول روز آن ها را انجام می دهید در حالی که این کار ها نقش چندانی در رشد و رسیدن به اهداف شما ندارند. بسیاری از این کارها از سوی دیگران به شما تحمیل می شود. به عنوان مثال ممکن است دوست یا همکارتان بخواهد مدت زمان زیادی را در طول روز با شما صحبت کند. این صحبت کردن یک کار فوری است و شما در همان لحظه برای آن زمان صرف خواهید کرد در حالی که سود چندانی برای شما نخواهد داشت.
کارهای غیر مهم و فوری کارهایی هستند ک شما باید از انجام برخی از آن ها شانه خالی کنید. به عنوان مثال اگر شرکت در یک جلسه برای شما اهمیت و سود چندانی ندارد می توانید از همکارتان بخواهید که در زمان حضور در جلسه برایتان در مورد محتوای جلسه نت برداری کند و به شما بدهد. مثال دیگری که در مورد کار های غیر مهم و فوری می توان از آن استفاده کرد انجام وظایف در منزل است که شما می توانید بخشی از آن مانند تمیز کردن منزل را به کودکان خود واگذار کرده و از آن ها بخواهید که به شما کمک کنند. برای استفاده از اصول مدیریت زمان بر طبق ماتریس آیزنهاور لازم است که از انجام بسیاری از کار های غیر مهم و فوری شانه خالی کرده و بسیاری از آن ها را به دیگران بسپارید.
دسته چهارم: کارهای بی اهمیت و غیر فوری
دسته چهارم در ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور مختص کارهایی هستند که تنها وقت شما را تلف کرده و سود چندانی برای شما به همراه نخواهند. یکی از مزیت های استفاده از ماتریس آیزنهاور این است که کارهای بی اهمیت و غیر فوری را شناسایی کرده و با حذف آن ها به بهترین شکل به تقسیم اوقات شبانه روز خود بپردازید. کارهای بی اهمیت و غیر فوری از نظر زمانی هم دارای فوریتی نیز نمی باشنند اما ذهن شما به سمت انجام آن ها گرایش دارد.
تماشای تلویزیون، استفاده از بازی های کامپیوتری، استفاده بیش از حد از شبکه های اجتماعی و … مثال هایی از کارهای بی اهیت و غیر فوری می باشند. اگر به برنامه روتین روزانه خود دقت کنید متوجه خواهید شد که این کارها بخش زیادی از زمان شما را به هدر داده بدون اینکه سود و منفعت خاصی برای شما به همراه داشته باشد.
کارهای بی اهمیت و غیر فوری در رسیدن شما به اهدافتان نقشی ندارند. البته به شما توصیه نمی شود که در طول روز زمانی را برای تفریحات و پرداختن به فعالیت های مورد علاقه صرف نکنید بلکه هدف این است که یاد بگیرید که بیش از حد نیاز برای کارهای بی اهمیت و غیر فوری زمان صرف نکنید. اجازه ندهید که انجام این کار ها باعث شوند که نتوانید به کارهای مهم رسیدگی کنید .
چند نکته مهم برای استفاده از ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور
تا اینجای مطلب برای شما توضیح دادیم که چگونه بر اساس ماتریس آیزنهاور کارهای خود را اولویت بندی کرده و بر اساس اولویت ها به انجام آن ها بپردازید. حال لازم است چند نکته مهم را در مورد استفاده از این ماتریس به شما بگویم که رعایت آن ها باعث خواهد شد که به نتیجه دلخواه برسید.
تهیه لیست بر طبق اصل آیزنهاور باید به وسیله خودتان و بر اساس اهداف و اولویت های خودتان باشد نه دیگران و همچنین زمانی که در حال تهیه لیست هستید و کار ها را در دسته های مختلف قرار می دهید لازم است که فعالیت های مربوط به زندگی شخصی و همچنین فعالیت های مربوط به محیط کار را در یک لیست قرار دهید. تهیه دو لیست برای زندگی شخصی و کاری باعث بر هم خوردن تمرکز شما خواهد شد و به همین دلیل نمی توانید نتیجه لازم را در مدیریت زمان کسب نمایید.
سعی نکنید کار های روزانه را به صورت ذهنی لیست کنید چرا که نوشتن باعث خواهد شد علاوه بر راحتی خیال کاری را فراموش نکنید.
زمانی که لیست خود را تهیه کردید بعد از انجام کارها می توانید کارهای جدید را به لیست اضافه کرده و جایگزین کارهای انجام شده کنید. تهیه لیست تنها قدم اول در ماتریس آیزنهاور می باشد و بعد از برداشتن این قدم زمان عمل کردن فرا رسیده است. به برنامه روزانه خود بر طبق اصل آیزنهاور وفادار بوده و به یاد داشته باشید که برای رسیدن به اهدافتان مهمترین سرمایه ای که دارید زمان است.
درباره تام آکادمی
موسسه تام آكادمی که زير نظر گروه آموزشی پژوهشی تام فعاليت میکند، فعالیت اصلی خود را در قالب یک شعار محوری، یعنی دسترسی سريع و آسان و بدون واسطه به محتواي آموزشی، مشاورهای و پژوهشی در همه حوزهها تعریف نموده است.
نوشته های بیشتر از تام آکادمی
دیدگاهتان را بنویسید