تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار چیست؟ مدیریت سازمان، توسعه سازمان و کمک به ادامه‌ی بقای سازمان از جمله دغدغه‌های هر مدیر مسئول است. از این رو یکی از وظایف اساسی هر مدیر، بهره بردن از حداکثر توان و استعداد‌های منابع انسانی درون سازمان و مدیریت زمان است. اگر با علوم سیاسی و روابط بین الملل آشنایی دارید و یا اگر مدیر موفقی هستید، با مفهوم تفویض اختیار آشنا خواهید بود. اما اگر به دنبال پاسخ پرسش‌هایی چون تفویض اختیار چیست؟ انواع و ارکان تفویض اختیار کدام است؟ مزایا تفویض اختیار چیست؟ و دیگر نکته‌های مربوط به این مهارت با این مقاله همراه تام آکادمی باشید.

معنی تفویض اختیار چیست؟

معنی تفویض اختیار، واگذاری مسئولیت تصمیم گیری به مقام زیردست یا یک فرد دیگر توسط مدیر یا سرپرست است. در اختیار گذاشتن برخی مسئولیت‌ها برای رسیدگی به وظایف و اهداف مهم‌تر تضمین کننده‌ی آینده‌ی سازمان خواهد بود. مدیران با تفویض اختیار علاوه بر صرفه جویی در زمان می‌توانند به پرورش مدیران آینده و کارمندان با استعداد بپردازند. در واقع تفویض اختیار با حکم قانونی به شخص یا اشخاص و یا حتی موسسات دیگر داده می‌شود تا برخی اومور به نتیجه‌ی بهتر برسند.

اهمیت تفویض اختیار در فضای کارهای گروهی و سازمانی نمود پیدا می‌کند. با تفویض اختیار به افراد در سطوح پایین‌تر و البته آگاه به ‌مسائل، زمان تصمیم گیری‌های فوری کاهش می‌یابد. البته سپردن برخی اختیارات به افراد به معنای عدم مسئولیت فرد تفویض کننده نخواهد بود.

حال که با معنای تفویض اختیار چیست؟ آشنا شده‌ایم بهتر است با یک نمونه تفویض اختیار به درک بیشتر مطلب پرداخته شود. تفویض اختیار مدیر با دستیاران شخصی و یا معاونان در سازمان ممکن است از مسائل پیش افتاده تا ‌مسائل عمیق‌ترصورت بپذیرد. برای مثال انتخاب زمان و مکان یک جلسه یا حتی موضوع آن می‌تواند توسط مدیر یا دستیاران او تعیین شود. ممکن است اهمیت هماهنگی‌های لازم برای برگزاری جلسه به ظاهر کمتر از موضوع جلسه به نظر برسد، اما این اومور زمان‌بر بوده که مدیر می‌تواند با تفویض اختیار به دستیاران شخصی خود آن را به حداقل برساند.

مثال آورده شده نمونه‌ی کوچکی از تفویض اختیار در مدیریت است. تفویض اختیار در مدیریت چیست؟ یا تفویض اختیار در حقوق اداری چیست؟ نیز پاسخ‌های مشابه‌ای خواهند داشت، که در ادامه به آن پرداخته شده است.

انواع تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار در حقوق اداری نیز به معنای واگذاری برخی اختیارات و مسئولیت‌های مقامات عالی رتبه به معاونان و سایرین است. به طوری که برای به سرانجام رسیدن اومور باید به این اشخاص مراجعه شود. دقت شود که مقام اصلی تنها ملزم خواهد بود، بخشی از اختیارات خود را تفویض نماید. اهدای همه‌ی مسئولیت‌ها به معنای استعفای وی تلقی می‌گردد. انواع تفویض اختیار تنها در اومور حقوقی خلاصه نشده بلکه در تمامی ‌اومور اداری، مالی و حتی ‌مسائل جزئی‌تر نیز وجود دارد. تفویض اختیار می‌تواند به صورت کامل، نیمه و خارجی (در خارج از سازمان) صورت بپذیرد.

تفویض اختیار در اومور و اختیارات اساسی از نظر قانونی صحیح نمی‌باشد. در تفویض اختیار مسئولیت‌ها و اختیارات باید از نظر قانونی، مکتوب به دست افراد برسد. فرد تفویض کننده می‌تواند در هر زمان اختیارات را فسخ نماید.

ارکان تفویض اختیار

حال که با معنی تفویض اختیار چیست و انواع آن آشنا شده‌ایم، نوبت به بررسی ارکان تفویض اختیار می‌رسد. تفویض اختیار ابزاری است که یک مدیر برای افزایش بهره وری در سازمان از آن استفاده می‌نماید. با کمک تفویض اختیار اهداف سازمان در قالب وظیفه به افراد با صلاحیت محول می‌گردد. برای پیاده سازی بهتر تفویض اختیار لازم است که عناصر و ارکان آن به خوبی اجرا گردد. ارکان تفویض اختیار در پارامترهای قدرت، مسئولیت پذیری و پاسخگویی خلاصه می‌گردد.

منظور از قدرت در این امر در اختیار داشتن منابع برای برطرف نمودن مشکلات پیش رو و پیش بینی نشده است. به گونه‌ای که فرد تفویض شده قدرت کامل و همراه با جزئیات را در دست داشته باشد. در تفویض اختیار داشتن قدرت به منزله‌ی پذیرفتن تمام مسئولیت‌ها و عواقب کارها است. کارها و مسئولیت‌ها باید به نحوی اجرا گردند که اهداف به درستی و کامل به نتیجه برسند. در واقع داشتن قدرت و مسئولیت اجرای اومور در گروی پاسخگو بودن، نمود پیدا می‌کند. پاسخگویی از فرد یا افراد تفویض شده به فرد یا افراد تفویض کننده وجود دارد. اگر نتایج با اهداف مطابقت نداشته باشد، افراد از پایین‌ترین رتبه تا عالی‌ترین رتبه باید پاسخگو باشند.

تفاوت تفویض اختیار با سلب مسئولیت

همانطور که در قبل اشاره شد تفویض اختیار به معنی سلب مسئولیت نخواهد بود. در حقوق اداری امر دیگری نیز وجود دارد که در آن به صورت قانونی، مسئولیت‌های یک مقام اصلی در مدت زمان مشخصی به عهده‌ی مسئول دیگری گذاشته می‌شود. در این امر برخلاف تفویض اختیار مسئولیت‌های اساسی مقام اصلی در اختیار جایگزین وی گذاشته می‌شود، تا در مدت زمانی که مقام اصلی قادر به اجرای امور نبوده مقام جایگزین آن‌ها را انجام دهد و برای مسئولیت‌های خود پاسخگو باشد. در این زمان تفاوت تفویض اختیار و تفویض امضا معنا پیدا می‌کند.

آفات و مشکلات تفویض اختیار

علت ترس از تفویض اختیار برخی از مدیران را می‌توان در نگرش‌های اشتباهی چون احساس کاهش اقتدار، عدم اعتماد کافی به سایرین برای اجرای صحیح اومور، ترس از متهم شدن به تنبلی، ترس از رقابت و انجام بهتر اومور توسط دیگران و نپذیرفتن مسئولیت و عواقب آن خلاصه نمود. تجربیات شکست در تفویض اختیار توسط سایر مدیران دیگر از جمله آفات و مشکلات تفویض اختیار است.

این امر که یک مدیر بر اساس تجربه، نفوذ و قدرت خود می‌تواند برخی از کار‌ها را سریعتر از دیگران انجام دهد، امر غیر قابل انکاری است. اما باید به این نکته توجه نمود که مدیریت زمان مهمترین مزیت تفویض اختیار است. آنچه تفویض اختیار را ارزشمند می‌کند، داشتن استراتژی صحیح است. منظور از استراتژی صحیح عدم کنترل نمودن و اجرای دستورهای سرکوب کننده است، تا افراد بتوانند انگیزه‌ی لازم برای حل مشکلات را داشته باشند.

بهتر است برای جلوگیری از شکست در تفویض اختیار، زمان مناسب، فردی با توانایی کافی و روش مناسب درنظر گرفته شود. فرد تفویض شونده آموزش و مهارت کافی در این زمینه را دیده و اطلاعات کافی را در اختیار داشته باشد. همچنین لازم است، اهداف به طور کامل و شفاف به وی گفته شود تا برای انجام مسئولیت های محول شده به درستی برنامه ریزی نماید.

مزایای تفویض اختیار چیست؟

از مزایای تفویض اختیار می‌توان به تقویت روحیه‌ی کار تیمی ‌اشاره نمود. افزایش مشارکت سازمانی با بالا رفتن احساس مسئولیت کارمندان و افزایش اعتماد بنفس آن‌ها به دلیل اعتماد مدیران، منجر به افزایش بازده سازمان خواهد شد. صرفه جویی در زمان باعث بالا رفتن انرژی و سرعت بخشیدن به انجام اومور می‌گردد. با اهدای مسئولیت به افراد زمینه برای رشد فردی و شکوفایی استعداد‌های آن‌ها نیز فراهم می‌گردد.